Webディレクターの進行管理とは？スケジュール作成・スケジュール管理のコツについて解説

Webディレクターの進行管理は、クライアントや制作側との間に立ち、プロジェクトを取りまとめる司令塔として動き続けることです。

スケジュール作成が甘いと、成果物の公開がギリギリになったり、制作スケジュールがタイトになったりしてしまうのです。

とはいったものの、厳格にスケジュール管理をしようとすると、現場の空気が悪くなったり、チームの士気がダウンしてしまったりするリスクがあります。

そこで、どのような流れで、どんな点に注意して進行管理したらいいのかを解説します。

今回は、接客業、IT業界を経て、現役Webディレクターである私が、Webディレクターの進行管理についてご紹介します。

ぜひ最後までご覧ください。

Webディレクターの進行管理とは？

Webディレクターの進行管理とは、Webサイトなどの成果物が完成するまでの作業を予定通りに進めていくことです。

プロジェクトを達成するまでに、誰がどのようなタスクを行うかを決めるスケジュール作成と、作業ごとの進捗状況を確認しプロジェクトを進めるスケジュール管理があります。

スケジュール作成とスケジュール管理は、Webディレクターにとってとくに大切な仕事のひとつです。

進行管理が下手だと信頼を失います……。

Webディレクターの進行管理が甘いと、Webサイトの公開がギリギリになってしまうことがあります。

作業の進捗が遅れている場合は、プロジェクトを巻くべく、制作側の作業スピードを上げてもらったり、残業をしてもらったりする必要があるのです。

作業量やスタッフの力量、クライアントの要望などの要素を把握しつつ、余裕を持ったスケジュール作成をしましょう。

どうしてもスケジュールの遅れを取り戻せない場合、遅れを取り戻せないと思った段階でプロデューサーやクライアントとも共有することも大切です。

もちろん、そうならないためにWebディレクターとしてスケジュール作成とスケジュール管理の能力を向上させていきましょう。

Webディレクターの仕事内容について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧下さい！

Webディレクターの進行管理「スケジュール作成の方法」

Webディレクターの進行管理の肝である「スケジュール作成の方法」についてご紹介します。

スケジュールは、プロジェクトを進行する上で不可欠なものです。

スケジュール設定の手順はこちらの4ステップです。

スケジュールが正しく設定できれば、プロジェクト進行はうまくいくでしょう。

STEP1：プロジェクトのゴールを決める

まずは、スケジュールの最終的なゴール（締め切り・公開日）を決定します。

「●月●日までに●ページ分のWebサイトをつくる」と明確に決めていきます。

ゴールを決める際には、タスクの工数やスタッフの数など考慮し、完成までの日数に余裕を持たせておくことが大切です。

進捗状況を数字だけで把握したつもりになっていると、現場に潜んでいるリスクに気づけないことがあります。

STEP2： 必要なタスクを洗い出す

デザイン作成・ライティング・コーディングなど必要なタスクを洗い出し、誰がどの作業を担当するのかを決定します。

課題と必要なタスクを想定・分解して、「誰が」「いつ」「何をやるか」の3点を明確にしていきます。

プロジェクトをスムーズに進めるコツは、制作側スタッフのスキルに合わせて作業を割り振ることです。

STEP3：タスクごとの工数を計算する

タスクごとにどれくらいの工数が必要かを計算し、スケジュールをまとめていきます。

WBSと呼ばれる、テンプレート型のフォーマットに記入するタイプのものの場合は、リストにもれなく記載することが大切です。

リスト化する際に記載したい重要事項はこちらの5つです。

タスクを棚卸しして必要な工数を見積もり、工数から逆算したスケジュールをつくることが大切です。

STEP4：不測の事態に備えリスクヘッジする

スケジュールが確定した後は、スタッフの欠員や急な仕様変更など、不測の事態に備えた対応策を考えます。

進捗状況を把握したつもりになっていると、潜んでいるリスクに気づけないことがあります。

プロジェクト制作には多くの人を巻き込み、各々が日々変化する環境下でタスクを遂行しています。

Webディレクターの進行管理「スケジュール管理のコツ」

Webディレクターのスケジュール管理は主に、プロジェクトが計画通りに進んでいるかの把握と、トラブルや変更に対して適切な調整を行うことです。

スケジュール管理について抑えてきたいコツはこちらの5つです。

スケジュール管理のコツを押さえれば、今後の進行管理が楽になるでしょう。

コツ1：進捗の見える化を実施する

スケジュール管理のコツとして、まずは進捗状況を可視化することが大切です。

進捗確認は明確な基準を定めて毎日行ない、タスクやスタッフの進捗状況を把握しておきましょう。

ガントチャートなどを利用して、視覚的にスケジュールを見ると管理しやすいです。

タスクを前倒ししたり、スタッフを回したり、きめ細かい調整でプロジェクトを達成へと導きましょう。

コツ2：メンバーを思いやり作業を依頼する

スケジュール管理のコツとして、デザイナーやコーダーなどメンバーに作業を依頼する時は、できるだけ内容を分かりやすく整理してから伝えましょう。

担当するメンバーには作業に集中してもらい、余計な思考を働かせないようにするのが重要です。

クライアントの依頼や意見などが伝わりづらい場合は、自ら直接伝えたり、理解して進めてもらったり努めます。

けっこうWebディレクターやっていると、案件の進捗によって準備が後手後手になってしまいがちです。

だからこそ、スケジュール管理が大切で、バッファを持たせつつデッドラインをみながら作業することが大切です。

特にテレワーク環境では、SlackやTeamsを使った会話や資料を共有しながら効果的にプロジェクトを進めていきましょう。

コツ3：連絡・報告はすばやく適宜行う

スケジュール管理のコツとして、制作がスタートしたら、連絡・報告はすばやく適宜行うようにしましょう。

クライアントから、追加の作業を依頼された場合、制作側のリソースを確認しなければなりません。

連絡が遅れると相手も不安になってしまい、余計な対応をさせてしまう事になります。

コツ4：日頃からコミュニケーションを取る

スケジュール管理のコツとして、日頃からコミュニケーションを取りながら、情報連携を行うことが大切です。

予定外の作業が発生した時にスムーズに対応してもらえるかどうかは、日頃のコミュニケーションの積み重ねにあります。

今どのような状況かを伝え、追加で作業が必要になった場合でもすぐに動いてもらえるように連携します。

Webディレクターとして、常にプロジェクトの流れを見ながら、先手先手で動けるようにしましょう。

コツ5：作業が停滞しないようにする

スケジュール管理のコツとして、自分で作業が停滞しないようにするということです。

進行管理中は制作物やクライアントからの確認事項など、Webディレクターに集まります。そのため、自分の確認で作業が止まらないようになるべく早く担当者へ返すことが重要です。

例えば、JIRAやBacklogといったタスク管理ツールを使用することで、担当タスクを確認して、対応が遅れるのを防ぐよう工夫できます。

無駄な空き時間を作らないボールはどれかを見極めて、そのボールを投げることが大事です。

Webディレクターのツールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！

Webディレクターの進行管理「上手くいかない原因」

Webディレクターの仕事は、クライアントの要望を元に、WebサイトやWebサービスの制作を進行することです。

しかし、進行管理が上手くいかないと、納期遅れや品質低下などのトラブルにつながる可能性があります。

Webディレクターの進行管理が上手くいかない原因はこちらの3つです。

Webディレクターの進行管理はどのようにすればうまくいくのでしょうか？

原因1：スケジュール管理が甘い

進行管理が上手くいかない原因のひとつは、スケジュール管理が甘いことです。

スケジュールを適切に立てておらず、作業が遅れてしまったり、想定外のトラブルが発生したりすると、納期遅れや品質低下などのトラブルにつながります。

スケジュール管理を改善するには、プロジェクト全体のスケジュールを明確に把握することが大切です。その後、各タスクの作業量や工数を適切に算出し、スケジュールを作成します。

Webディレクションの一般的な工程について知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！

原因2：コミュニケーションが不足している

進行管理が上手くいかない原因のもうひとつは、コミュニケーションが不足していることです。

クライアントや制作チームとのコミュニケーションが不足していると、要望のすり合わせや進捗状況の共有がうまくいかず、トラブルにつながる可能性があります。

チャットツールやオンライン会議ツールなどを活用して、気軽にコミュニケーションをとれる環境を整えることが重要です。

コミュニケーションを改善するには、定期的にミーティングや打ち合わせを実施し、進捗状況や課題などを共有することが大切です。

Webディレクターのスキルについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！

原因3：クライアントの要望を把握できていない

進行管理が上手くいかない原因の3つ目は、クライアントの要望を把握できていないことです。

クライアントの要望を正しく理解できていないと、クライアントの期待に応えられず、トラブルにつながる可能性があります。

クライアントの要望を把握するには、ヒアリングを徹底することが大切です。

要望を明確にするために、Webディレクターからの質問や提案することが求められます。

Webディレクターの市場調査・業界分析について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！

Webサイトの進行管理は、Webスクールで体系的に学ぼう！

Webスクールについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！

まとめ：Webディレクターとして進行管理について向上させよう！

今回は、Webディレクターの進行管理についてご紹介しました！

スケジュール設定の手順はこちらの4ステップです。

スケジュール作成の手順を知り、スケジュール管理のコツやうまくいかない原因に対応することが大切です。

スケジュールを適切に立てる工夫や、クライアントや制作側とコミュニケーションをとる、クライアントの要望を徹底的にヒアリングすることなどを意識しましょう。